Cómo hacer la contabilidad en una empresa digital

Cuando tienes una tienda online o cualquier tipo de de negocio es necesario hacer la contabilidad y realizar la declaración fiscal en la Administración. Sin duda, es un proceso que nos suele dar mucha pereza y en el que solemos necesitar la ayuda de un gestor o contable para que nos prepare toda la documentación.

Hoy en el Blog de Palbin.com os vamos desvelar todas las claves para que el proceso de hacer la contabilidad os sea lo más sencillo posible y os de menos quebraderos de cabeza que de costumbre. Tenemos que partir de la premisa que lo más básico para nuestro negocio es controlar los ingresos y los gastos, en otras palabras las compras y las ventas de tu tienda online.

Ya sabéis que hay multitud de asesorías y gestorías que nos pueden ayudar a hacer la contabilidad de nuestro negocio. No obstante, para tener un mayor control y que sepamos de primera mano cómo está evolucionando el ecommerce os aconsejamos tener todos los movimientos relacionados del negocio en una misma cuenta bancaria.

Si tenemos una cuenta donde se reflejan todos los ingresos y gastos la tarea contable se convertirá en algo mucho más sencillo. Es cuestión de, por un lado, realizar los pagos a proveedores, impuestos y todos los gastos con nuestra cuenta; y a su vez, ingresar todos los pedidos de todas las pasarelas de pago y métodos como transferencia en la misma cuenta. De esta manera, de forma mensual o trimestral es muy sencillo calcular el beneficio o cuenta de resultados del ecommerce.

La contabilidad es obligatoria

Hacer la contabilidad en una tienda online, como en cualquier negocio, es obligatorio. Debemos tener presente que hay que presentar la contabilidad en la Agencia Tributaria. A buen seguro que ya trabajáis con una gestoría que os realiza estos trámites y os ayuda a cumplir con la normativa de forma correcta. Si todavía no lo hacéis os recomendamos que contactéis con una de confianza para poder presentar la contabilidad.

Otra opción cada día más de moda por la crisis es que la propia PYME o autónomo se encarguen de hacer la contabilidad y realizar los trámites económicos sin contar con un asesor fiscal. En este caso es necesario tener conocimietos en contabilidad e informarse de forma correcta sobre todos los requerimientos y procesos.

Cuenta de resultados

La cuenta básica y más importante de la contabilidad es calcular la diferencia entre los ingresos y los gastos de nuestro negocio. El objetivo, como es lógico, es que el resultado sea positivo para nuestra empresa, es decir, que tengamos beneficios y rentabilidad.

La métrica de ingresos menos gastos podemos hacerla con el nivel de detalle que necesitemos. Podemos hacer la cuenta de resultados simple o la versión más compleja con la distinción entre diferentes tipos de gastos y costes.

La cuenta de resultados es un reflejo necesario para saber cómo tenemos que evolucionar y dónde podemos ajustar las cuentas para que nuestro negocio mejores y tenga buenos resultados.

¿Qué tienes que presentar en la declaración?

Los documentos que tienes que presentar cuando hacer tu declaración y cumplir con la fiscalidad son básicamente las facturas de venta y los recibos de cobro. Si tienes una tienda online tan solo tienes que presentar a tu gestor las facturas pagadas y el recibo de cobro de tu banco.

Por tanto, lo que tenemos que presentar a nuestro gestor es:

• Facturas de Venta con los recibos que demuestran que han sido cobradas
• Facturas de Compras a proveedores con su respectivo justificante de pagos
• Todos los extractos bancarios. (Si lo tenemos todo en una misma cuenta será más sencillo de controlar)

Todos las pedidos interrumpidos o no pagadas de tu tienda online deben ser canceladas y no es necesario que se presenten a nuestro gestor puesto que finalmente no se han pagado y por lo tanto no son válidas para nuestra contabilidad.

La contabilidad se ha de presentar cada año

Todas las empresas tienen como obligación presentar la contabilidad de forma anual. Concretamente, hay que realizar este trámite durante los 3 meses siguientes al año finalizado. Para ello, hay que cerrar las cuentas del año natural o ejercicio y tenemos un periodo de 6 meses tras el final de año para presentar las cuentas en el Registro Mercantil. Este paso es de obligado cumplimiento y suele ser presentado por nuestro gestor o asesor empresarial.

Automatiza tu contabilidad

Toda la vida se ha gestionado la contabilidad con boli y papel, con los libros especiales para la gestión y la calculadora. Sin embargo, el método tradicional nos consume mucho tiempo y a la larga dinero. Actualmente hay multitud de programas gratuitos y de pago para llevar la contabilidad.

Además de esto, si tienes una tienda online de Palbin.com tienes la posibilidad de exportar todos los pedidos para poder calcular los ingresos de forma sencilla. Por otra parte, desde tu banca online, podrás conseguir en una hoja excel todos los ingresos y gastos. Una vez tengas la hoja podrás utilizar la herramienta de autosuma para calcular la cuenta de resultados de forma muy sencilla.

Declara el IVA cada tres meses

Si eres autónomo tendrás que declarar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) cada tres meses para que te desgrave en tu fiscalidad. Por tanto, tendrás que hacer una visita a tu gestor al menos una vez cada tres meses para presentar todos los detalles relacionados con IVA , tanto el soportado como el repercutido.

Llevar al día la contabilidad de tu tienda online puede ser una tarea sencilla si somos organizados con nuestra cuenta y nos apoyamos en un experto en esta materia. Cuanto mejor midamos los resultados de nuestro negocio, más posibilidades de mejorar tendremos. Y es que es un área indispensable en toda empresa.