Cómo encontrar el mejor proveedor para tu tienda online

La búsqueda de proveedores, fabricantes o mayoristas es un periodo clave para el inicio de un negocio. Para poder proporcionarle a tu cliente una buena experiencia de compra, es necesario elegir un socio adecuado que te proporcione todos los productos necesarios, ya que el éxito de tu negocio dependerá en gran parte de este proveedor.

Existen diferentes proveedores en todos los sectores de actividad, mayoristas, fabricantes o proveedores de dropshipping, entre otros y, seremos nosotros los que tengamos que elegir entre uno u otro. A continuación vamos a comentar qué ventajas y desventajas tiene un proveedor extranjero y uno nacional, cómo buscar un proveedor y cómo negociar con ellos las mejores condiciones.

En muchas ocasiones, si vas a comercializar un producto que se cultiva, fabrica o desarrolla en un lugar concreto, no te queda más remedio que contactar con un proveedor de esa zona, ya sea cerca de ti o del otro lado del mundo. Pero si vas a comercializar un producto más “genérico” hay que tener en cuenta las ventajas y desventajas de un proveedor extranjero o nacional, e incluso en el ámbito nacional, valorar la posibilidad de un proveedor local.

A continuación, os citamos una serie de factores a tener en cuenta de estos tres tipos de proveedores para tener una visión más amplia y poder decantarnos por uno u otro.

• Proveedores extranjeros o nacionales
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• Cómo buscar proveedores
• › Internet
• › Proveedores de Dropshipping
• › Asociaciones sectoriales de proveedores
• › Mercados online de mayoristas
• › Ferias y salones
• › Competencia
• ¿Cómo me pongo en contacto con un proveedor?
• ¿Cómo conseguir las mejores condiciones con proveedores?
• › Pedidos mínimos o MOQ
• › Muestras de producto
• › Métodos y condiciones de pago
• › Tiempos de entrega
• Elige tu proveedor ideal

Proveedores extranjeros o nacionales

En muchas ocasiones, si vas a comercializar un producto que se cultiva, fabrica o desarrolla en un lugar concreto, no te queda más remedio que contactar con un proveedor de esa zona, ya sea cerca de ti o del otro lado del mundo. Pero si vas a comercializar un producto más “genérico” hay que tener en cuenta las ventajas y desventajas de un proveedor extranjero o nacional, e incluso en el ámbito nacional, valorar la posibilidad de un proveedor local.

A continuación, os citamos una serie de factores a tener en cuenta de estos tres tipos de proveedores para tener una visión más amplia y poder decantarnos por uno u otro.

Proveedores extranjeros

¿Ventajas de los proveedores extranjeros?

• Gran diferencia, en muchas ocasiones, en los costes de fabricación de los productos, ya que normalmente son bastante más reducidos. Además, suelen hacer descuentos importantes si se compran grandes cantidades de producto.
• Gran variedad de posibilidades de productos para vender. No quedamos limitados a comercializar aquellos productos que se producen en una región concreta, lo que permite ampliar nuestro catálogo rápidamente.

¿Desventajas de los proveedores extranjeros?

• Diferencias culturales entre países pueden afectar el negocio. La filosofía de trabajo y operaciones, varía en cada país.
• Tendríamos que tener en cuenta que cualquier problema que surgiese con nuestro proveedor tendría que solucionarse en otro idioma que normalmente no dominamos como nuestra lengua materna.
• La importación de los productos hasta el país en el que se llevarán a cabo las operaciones del negocio aumenta los gastos logísticos.
• Menos seguridad en los pagos. Al estar sujetos a legislaciones extranjeras no se actúa bajo la seguridad jurídica de tu propio país.
• Mayor tiempo de entrega de los productos que si por el contrario contratamos los servicios de un proveedor nacional. Por lo tanto, esto nos obliga a planificar con mucha antelación los posibles picos de demanda.
• Menos seguridad en los derechos de propiedad intelectual. Determinados países son conocidos por fabricar copias de un producto, al trabajar con fabricantes extranjeros corremos el riesgo de que copien nuestros productos.
• Dificultad para hacer test de producto, ya que se incrementa la dificultad para viajar por la distancia que hay entre países.

Proveedores nacionales

¿Ventajas de contratar un proveedor nacional?

• El idioma es un factor clave a tener en cuenta ya que durante el período de negociaciones, interactuar con un proveedor de la misma lengua ayudará a llegar a un acuerdo de forma rápida. No estamos condicionados por terceros para las conversaciones, y los términos del acuerdo quedarán claros para ambas partes, evitando así posibles sustos a posteriori.
• Trabajar con un proveedor nacional nos facilitará la verificación de calidad del producto proporcionando así más seguridad. Incluso puedes ir a sus puntos de almacenaje y producción si tienes una buena relación con ellos.
• Operar con un proveedor nacional nos permitirá verificar mejor y de forma más segura su reputación que si trabajamos con proveedores externos.
• No hay que pagar costes de aduanas. Esto ahorra no sólo dinero, si no mucho papeleo y gastos de gestión.
• Mayor protección en derechos de la propiedad intelectual. Es más fácil hacer reclamaciones, por lo tanto no se dan tantos casos de copias de producto.

¿Desventajas de contratar un proveedor nacional?

• Como bien sabemos, los costes de trabajar con un proveedor nacional serían mucho mayores que si por el contrario, negociamos con proveedores internacionales.
• Si trabajamos con proveedores nacionales, el abanico de oportunidades que tendríamos para elegir entre un producto y otro se reduciría.

Proveedores locales

¿Ventajas de contratar un proveedor nacional?

• El precio final del producto no será un precio desorbitado ya que la proximidad del proveedor no encarece mucho los gastos de transporte.
• Los tiempos de entrega serán más exactos según la cercanía del proveedor. Incluso podemos organizar nosotros mismos la recogida directa del proveedor.
• Mayor probabilidad de venta en artículos pequeños ya que muchas veces el cliente deja de comprar si existen gastos de envío o estos son muy elevados.
• La “etiqueta” de producto de origen local cada vez gana más fuerza a la hora de vender, ya que los clientes sienten que contribuyen con el negocio de su entorno.

¿Desventajas de contratar un proveedor nacional?

Si a nivel nacional se veía limitado el abanico de oportunidades de productos a vender, a nivel local se agrava aún más.

Cómo buscar proveedores

La búsqueda de proveedores no debe enfocarse exclusivamente en el buscador de google, sino que existen otros métodos igualmente o incluso más efectivos que internet. Estudiando la competencia, asistiendo a ferias y salones, en mercados online de mayoristas, en tiendas de online de tipo B2B o consultando en Asociaciones sectoriales son algunos métodos que se utilizan para buscar y ponerse en contacto con proveedores.

Internet

Hoy en día, es muy habitual comenzar cualquier búsqueda en Internet. Para todos nosotros, Internet es el padre de la sabiduría, acudimos a este espacio para que nos solucione y nos dé respuesta a todas las preguntas que nos vienen a la cabeza pero, ¿sabremos cómo encontrar a nuestro proveedor? Existen una gran cantidad de recursos que podemos encontrar en Internet, sólo tenemos que saber cómo buscarlos

Es habitual cuando realizamos una búsqueda en Internet, no pasar de la segunda página. Es más, hacer referencia a esa página es pasarnos de largo "como si nos adentrásemos en un mundo paralelo"; por si alguno no lo sabéis, muchas personas no llegan ni a sobrepasar la primera página de los ranking de búsqueda.

Si por el contrario, lo que estamos buscando es un proveedor, sentimos deciros en este caso que tendréis que pasar mucho, mucho más estos resultados de búsqueda. Muchos proveedores, se sitúan en las últimas páginas de Google ya que no invierten en su página web o, estas son un poco viejas. Una buena palabra que nos ayudaría a encontrar a los proveedores con los que queremos comenzar un proyecto serían: distribuidores al por mayor, proveedores nacionales o fabricantes.

También puede ser muy útil recurrir a Google Maps para que aparezcan las búsquedas según la zona en la que te interesa. Este puede ser un gran recurso para centrar la búsqueda en un área determinada que pueda interesarnos si estamos buscando proveedores locales o nacionales.

Proveedores de Dropshipping

Como bien sabes, una de las ventajas es que a través del modelo de negocio Dropshipping podemos comenzar a vender en el mercado sin necesidad de invertir dinero en la logística del negocio. Este sistema de negocio, se caracteriza porque es el propio proveedor el que asume todo el proceso desde que tu cliente compra un producto hasta que éste llega a su hogar.

Si consigues contactar con un proveedor de tamaño considerable y fiable, dispondrás de un stock ilimitado, mientras que un comercio tradicional puede tener problemas de stock e incluso variar los precios de los productos para conseguir darles salida. Además, según el tipo de producto que decidas vender, puedes encontrar proveedores especializados en el sector, ofreciendo una gran variedad de productos y de alta calidad.

Por otro lado, este modelo de negocio puede tener también sus desventajas. Al vender un producto que realmente no es tuyo, tu margen de beneficio va a ser menor, ya que irá condicionado por el precio que te pone el vendedor y el precio por el que la competencia lo vende al cliente final.

También hay que tener en cuenta que, al igual que tú, muchas otras tiendas pueden estar utilizando el mismo proveedor que tú por lo que venden los mismos productos. Esto te va a obligar a utilizar alguna estrategia para destacar sobre tu competencia y conseguir más ventas.

Asociaciones sectoriales de proveedores

Si tenéis muy clara vuestra idea de negocio y el tipo de proveedor local con el que os gustaría trabajar, las asociaciones nacionales o locales de proveedores son la mejor opción para comenzar a buscar.

Os mostramos algunas de ellas como Asproset (Asociación sectorial de proveedores de servicios de traducción), CEOE (Confederación Española de Organizaciones Empresariales) o AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial). También puedes optar por acudir a la Cámara de Comercio de tu ciudad para consultar qué empresas pueden ayudarte.

Mercados online de mayoristas

Antes de poner ejemplos de algunos de los mercados mayoristas que podemos encontrar hoy en día, vamos a explicar qué son exactamente estas plataformas, algunas de sus características principales y qué tipos de mercados encontramos.

Para comenzar, una plataforma B2B (Business to Business), es un espacio de compra-venta en el que se congregan gran cantidad de empresas que venden al por mayor sus productos para que otro empresario pueda adquirirlos a buen precio y comenzar así, su idea de negocio. Es como la tienda de las tiendas, el centro comercial online que alberga pequeños negocios.

¿Qué tipos de marketplaces podemos encontrarnos? En la actualidad existen varias clasificaciones para catalogar a estas plataformas en función de sus operaciones.

• Marketplaces generalistas u horizontales: Estos espacios virtuales son mucho más conocidos entre los usuarios. Se caracterizan porque podemos encontrarnos en ellos productos y servicios comunes a varios sectores de operación. Se les llaman las plataformas generalistas. En esta categoría podemos añadir ebay, Amazon, Alibaba o Aliexpress.
• Marketplaces especializado o verticales: Por el contrario, los mercados verticales operan con productos y servicios de un único sector de operación como por ejemplo lo son: Rover, conocido por ser un apoyo en el día a día de mucha gente ya que es una plataforma que permite a los usuarios ofrecerse para cuidar o pasear mascotas durante un período determinado, Etsy, especializado en la venta de manualidad u objetos hechos a mano, priceminister, donde encontramos que sus principales productos son interés cultural como libros, películas, videojuegos o música, aunque comercializa con productos de varios sectores.

Lista de marketplaces más importantes dónde encontrar a nuestro proveedor:

• Principales: Amazon, Ebay, Bonanza, Dawanda, Google Shopping, Rakuten.
• En España: El Corte Inglés, Fruugo, Privalia, Fnac, Worten.
• En China: Alibaba, GlobalSources, Kompass y, MadeinChina.
• En India: IndiaMart.

Ferias y salones

Las ferias y salones forman un entorno de comunicación muy valioso, ya que permiten la exposición y demostración de los productos o servicios. Además, son un lugar idóneo para encontrar y conocer proveedores o compradores.

Estos lugares, a diferencia de la publicidad, correos o llamadas comerciales, permiten conectar con el producto o servicio de forma física pudiendo así tocarlo o probarlo. Facilitan y mejoran el contacto personal entre lo que puede ser el proveedor y el cliente.

Permite a las pequeñas y medianas empresas contactar con el proveedor que de otra forma podrían ser de acceso más difícil. Por el precio de una entrada puedes conseguir proveedores valiosísimos además de investigar un poco tu mercado.

Competencia

En muchas ocasiones, la mejor opción para llegar a encontrar un proveedor es fijarse en la competencia. Buscar productos como los que queremos vender nosotros y fijarnos en su etiquetado o preguntarle directamente al vendedor haciéndonos pasar por clientes, puede darnos mucha información sobre su proveedor y de si este producto se está vendiendo bien.

¿Cómo me pongo en contacto con un proveedor?

Una vez que hemos elegido el tipo de proveedor con el que queremos trabajar y sabemos dónde tenemos que buscar para encontrarlo, llega el gran momento de ponernos en contacto con él.

La primera pregunta que tenemos que plantearnos antes de contactar con el proveedor es, "cuánto estoy dispuesto a pagar". Necesitamos unos minutos para pensar qué objetivos queremos exactamente conseguir con las preguntas que le hagamos y, en función de las mismas tendremos una respuesta u otra.

Os proponemos una serie de preguntas que no pueden faltar en este momento crucial como es el primer contacto con vuestro futuro proveedor. Tenéis que tener en cuenta que no podemos cegarnos porque un proveedor nos ofrezca buen producto a un precio razonable, sino que existen mucho más factores que tenemos que tener en consideración en nuestra elección:

• Cuantía de la producción, ¿Cuánto será el coste total?. Ésta pregunta es una de las más importantes que tendréis que decir en vuestro email o llamada telefónica. Los gastos totales no serán la cuantía mínima de producir sino que además, tendremos que añadir los gastos de gestión, envío, devoluciones, etc.
• Tiempo de producción. Segunda cuestión más importante a preguntar, cuánto tiempo le llevará al proveedor fabricar o enviar todos y cada uno de los pedidos.
• ¿En cuánto tiempo podremos pagar al proveedor? No es una pregunta menos importante que las dos anteriores ya que el proveedor, será una de las primeras preguntas que podrá haceros. No sólo estáis eligiendo vosotros a un proveedor con el que trabajar sino que también, serán ellos los que se cuestionarán si quieren trabajar con vosotros. La respuesta a esta pregunta debería ser en torno a unos 30 días. Existen muchas empresas, StartUps o PYMES con las que negocian todos los días estos términos así que, tenéis que gustarles.
• Seguros y garantías. ¿Qué pasa si los productos no se han enviado correctamente? Ante cualquier problema que pueda surgir en todo el proceso de producción hasta que el producto llega a las manos del cliente, tenemos que asegurarnos que nuestro proveedor nos ofrezca una buena garantía que nos garantice cualquier defecto en el producto por transporte, un retraso en el envío del producto o su funcionamiento inadecuado.

Todos los días, el correo de los proveedores se llena de mensajes de empresarios con las mismas preocupaciones. Por ello, para que vuestro correo no se quede en su bandeja de entrada sin contestar o tarde más de lo normal, os vamos a dar una serie de consejos para que vuestro email no sea ignorado.

• Ser concisos y claros en el mensaje. Un email largo, que no transmita claridad en el mensaje es muy probable que el proveedor lo pueda llegar a ignorar. Recordad, qué queréis conseguir con vuestras preguntas. Limitar el mensaje como mucho a tres párrafos, donde se vea la preocupación y el interés por ese proveedor, junto con los detalles que más importancia dan.
• Preguntar poco y bien. Las preguntas que llegan a los proveedores no son del todo sencillas de responder, por ello, es mejor que realicéis pocas preguntas pero bien estructuradas y con sentido. No les bombardeéis con preguntas generalistas sobre precios, si el proveedor quiere trabajar con vosotros tendréis tiempo para hablar con él sobre ello.
• Profesionalidad. Añadir vuestro número de contacto en el correo electrónico y poneros a disposición para hablar tranquilamente sobre el negocio con el proveedor.

¿Cómo conseguir las mejores condiciones con proveedores?

A la hora de buscar y negociar con el proveedor sobre los términos del contrato es recomendable seguir una serie de pasos:

• Primero, hacer una lista de los posibles proveedores con los que se va a trabajar. Puede que encontremos uno que nos guste pero no sus condiciones o que directamente nosotros no le interesemos.
• Buscar un proveedor con experiencia, ya que la trabajar con un proveedor de estas características te facilitará el trabajo y lo más seguro e importante es que te dé buenos resultados.
• Estar preparado para la negociación. Para ello será necesario tener información sobre la empresa, los productos o servicios, los precios en los que se maneja…
• Tienes que tener en cuenta tus objetivos, saber lo que quieres vender y lo que quieres conseguir, pero también debes ser flexible y comprender la parte en que la empresa también debe sacar un beneficio. Si es una empresa con experiencia a veces viene bien dejarse aconsejar.
• No tomar decisiones precipitadas. No descartes a un proveedor o le des el sí durante una reunión, a veces es mejor sopesar las cosas y decidir con qué socio puedes llegar a más y mejor.

Teniendo en cuenta los factores a los que nos vamos a enfrentar durante el proceso de selección de un proveedor, vamos a destacar 4 aspectos que debemos acordar con él para que quede bien definido en el contrato y que ambos deben aprobar para una relación óptima entre ambas partes. Estos aspectos son los MOQ, las muestras de productos, los tiempos de entrega y los métodos y condiciones de pago.

Pedidos mínimos o MOQ

MOQ significa la cantidad mínima de producto que debes comprarle a tu proveedor para que éste acepte enviarte el pedido.

Los gastos de producción de un artículo suelen ser elevados, por lo que en muchas ocasiones, según como sean algunos pedidos, al proveedor le saldrán rentables o no. Es por esto que el pedido mínimo juega un papel importante en este cálculo de rentabilidad. Estableciendo un pedido mínimo, la empresa busca cubrir los gastos de producción y sacar cierto beneficio.

Existen numerosas formas de calcular el moq, aunque todo proveedor debe basarse en cuatro factores fundamentales:

• Cuánto le cuesta producir una unidad de producto
• Cuánto margen de beneficio quiere obtener
• Cuál es la cantidad media de pedido que suele recibir
• Cuáles son los moqs establecidos por la competencia

Muestras de producto

El “sampling” es la técnica de marketing que se basa en el envío de una muestra del producto al cliente para que simplemente el hecho de la experiencia de uso, sirva para próximas ventas.

En nuestro caso, debemos llegar a un acuerdo con el proveedor sobre estas muestras de producto ya que es importante conocer el producto que estás vendiendo. Si el proveedor te envía ejemplos, vas a poder seleccionar el que más te guste para vender. Además, al conocer tu producto (porque ahora será tuyo) sabrás qué elementos o características potenciar en la publicidad y aumentar las ventas.

Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de pedir muestras gratuitas, es que si vas a usar el recurso de influencers para vender, debes entregarles las muestras gratuitas a ellos para que lo muestren, lo prueben y den su opinión.

Métodos y condiciones de pago

Se debe acordar el período de pago a los proveedores, ya que el impago de estos servicios puede acarrear sanciones leves, desde 60€ hasta sanciones muy graves de hasta 820.000€. El período de pago es el tiempo que transcurre desde que la empresa proveedora te suministra de sus productos o te presta sus servicios, hasta que se produce el pago.

Existen varios métodos de pago que según las cantidades con las que trabajes, pueden ser más apropiadas que otras.

• Mediante pago en efectivo, el más sencillo si vendemos cantidades pequeñas y el proveedor es local
• Mediante transferencia bancaria, permite pagar a proveedores a distancia y llevar un registro de todas las transacciones.
• Mediante domiciliación bancaria, que funciona de la misma manera que la transferencia bancaria solo que es el proveedor el que solicita el dinero.
• Mediante un cheque, el cual se le debe entregar al proveedor con todos los datos rellenados.
• Mediante pagaré, que funciona exactamente igual que el cheque salvo porque tiene fecha de vencimiento.
• Mediante letra de cambio. Este método de pago consiste en un documento mercantil en el que el librador ordena al librado que efectúe un pago de una cantidad determinada antes de una fecha de vencimiento determinada.

Tiempos de entrega

Llegar a un acuerdo en este tema con el proveedor puede marcar la diferencia con tus futuros clientes. El hecho de encontrar a un proveedor que se encargue de que el cliente reciba su producto entre las primeras 24 / 48h desde el momento de la compra no es tarea fácil, ya que según la ubicación del proveedor y el cliente esta acción puede demorar bastante.

Si haces compras de gran volumen de productos para almacenarlos tienes que saber cuanto tiempo tarda en servirte el proveedor. Si desconoces los tiempos o es un proveedor irregular puede generar roturas de stock que afecten a tus ventas.

Sin embargo, acordar con el proveedor un sistema que “tranquilice” al cliente durante el tiempo de espera o que al menos le permita tener controlado este proceso, como el hecho del seguimiento del pedido, es un detalle a valorar muy positivamente.

Elige tu proveedor ideal

Ahora que has leído las recomendaciones que te ofrecemos desde Palbin para la búsqueda del proveedor que más se adapte a tus necesidades, puedes comenzar con esta importante etapa para abrir tu tienda online. Puedes usar este post a modo de guía o lista de tareas para poder llevar un proceso organizado.

Recuerda que lo primero que tendrás que hacer es decidir si quieres un proveedor local, nacional o internacional. Después debes buscar varios proveedores y finalmente ponerte en contacto con ellos y negociar las condiciones.